- Le presenze servono allo staff, alla società e anche alle famiglie.
- Segnale subito dopo l'allenamento, non a fine mese.
- Parti da chi aveva detto di esserci e correggi le differenze.
- Tieni separati allenamenti e partite.
- Sono dati di minori: niente classifiche nel gruppo.
Perché tenerle
Per lo staff. Sapere chi si allena con continuità aiuta a fare convocazioni giuste, e a spiegarle. “Gioca chi si allena” è una regola che funziona solo se i numeri ci sono davvero.
Per la società. Molte società le chiedono per i rimborsi degli istruttori, per le relazioni di fine stagione o semplicemente per capire come stanno andando le squadre.
Per le famiglie. Un dato evita discussioni: “ha fatto 18 allenamenti su 30” è più chiaro, e più giusto, di “viene poco”.
Per i ragazzi. Non servono a punire. A volte un calo di presenze è il primo segnale che qualcosa non va: la scuola, la motivazione, un problema in squadra. Accorgersene presto permette di parlarne.
Come farlo senza perderci tempo
1. A fine allenamento, non a fine mese
Bastano due minuti a bordo campo, mentre i ragazzi si cambiano. A fine mese nessuno si ricorda chi c'era il martedì della seconda settimana.
2. Parti da chi aveva detto di esserci
Se le famiglie avevano già dato la disponibilità, la lista è quasi fatta: devi solo correggere le differenze, cioè chi aveva detto sì e non è venuto e chi è arrivato senza avvisare.
3. Presente o assente, senza troppe categorie
Ritardi, uscite anticipate, infortunati a bordo campo: si può distinguere tutto, ma più categorie ci sono, meno il registro viene tenuto. Se serve, aggiungi una nota.
4. Uno strumento solo, condiviso dallo staff
Il quaderno del mister va benissimo finché c'è il mister. Se a segnare sono in due, per esempio mister e dirigente, serve un posto comune: un foglio condiviso o un'app.
5. Somma per stagione, separando allenamenti e partite
Il numero più utile è la percentuale di presenza di ogni ragazzo sulla stagione. Tieni separati allenamenti e partite, perché dicono cose diverse: una convocazione dipende anche da scelte tecniche, un allenamento no.
Un'attenzione alla privacy
Le presenze sono dati che riguardano dei minori. Non pubblicarle nel gruppo e non fare classifiche: le presenze di un ragazzo vanno condivise con la sua famiglia, non con tutta la squadra.
Il registro si compila quasi da solo
Dopo ogni allenamento arriva un promemoria allo staff (mai di notte) con l'elenco già compilato dalle risposte delle famiglie: correggi le differenze e confermi, in meno di un minuto.
- un registro mese per mese, con un tocco per correggere un errore;
- la percentuale di presenza di ogni atleta, separata tra allenamenti e partite;
- statistiche e registro si scaricano in Excel;
- ogni famiglia vede solo le presenze di suo figlio, mai quelle degli altri;
- se iniziate a stagione in corso, le presenze precedenti si aggiungono a mano.